Renting informático y cómo escapar de la “trampa del TCO”

Variables como las necesidades de servicio, las posibles pérdidas o daños, los gastos operativos de gestión y, en definitiva, todos los costes asociados a la infraestructura a lo largo de su vida útil deben ser tenidas en cuenta antes de responder a esta pregunta. Veamos a continuación por qué es importante considerar todos estos elementos.

1. Contemplar todos los factores que influyen

Resulta obvio que no es una tarea sencilla, especialmente, si se trata de dispositivos más complejos. En entornos internacionales o cuando hablamos de organizaciones que operan con varias filiales, es necesario disponer de una gran experiencia para poder realizar correctamente el cálculo del TCO y poder estimar de manera adecuada la rentabilidad de los equipos. 

Los costes administrativos relacionados con la contabilidad y la imputación de todos los costes a los distintos departamentos.

Los costes de eliminar la información de los dispositivos.

Los costes de sustitución de los equipos al final de su vida útil.

Los costes la reposición de equipos robados o perdidos.

Los costes de reparación en caso de daños por accidentes.

Los costes de los programas antivirus y otras aplicaciones.

Las medidas de protección de los dispositivos, como pueden ser las fundas o protectores de pantalla.

Tomemos como ejemplo una inversión en smartphones. En este caso, no es suficiente con contemplar únicamente los costes de adquisición de los dispositivos. Habrá que tener en cuenta todos los factores que influyen en el coste total de la propiedad como:

Los costes de despliegue y de gestión de los dispositivos, es decir, herramientas y procesos. 

2. Utilizar el benchmark apropiado

A la hora de realizar una adquisición, un arrendamiento o un contrato DaaS (Device as a Service), la mayoría de los fabricantes y operadoras ofrecen herramientas para calcular exactamente cuál va a ser el TCO, pero en ningún caso una organización podrá conocer con seguridad este dato, salvo que el cálculo se realice a nivel interno. De lo contrario, puede haber sesgos o falta de neutralidad. 

Por otro lado, es habitual que en un proyecto participen distintos proveedores con el objetivo de eliminar la dependencia que causa disponer de uno solo. Cuando esto sucede, la gran duda para un CFO es: ¿Cómo podemos alinear los distintos cálculos de TCO correspondientes a los distintos proveedores? La respuesta es muy sencilla: conviene acudir a un experto con los conocimientos necesarios que le permitan realizar los cálculos de manera neutral, adecuándolos a cada cliente y a cada proyecto. Para asegurar que se toma la mejor decisión para cada proyecto, lo más recomendable es que el experto encargado de realizar este cálculo sea un profesional independiente. 

3. Basar las decisiones en datos

Otro de los consejos que recomiendan los técnicos responsables de esta tarea es tener en cuenta el factor tiempo a lo largo del ciclo de vida útil de la tecnología. Por esto, es importante considerar todas las fases del ciclo de vida de los equipos: desde la planificación y despliegue, pasando por la gestión de los procesos administrativos, el mantenimiento o el inventario, hasta la renovación de los equipos justo antes de su final de vida útil. De esta manera, se podrá obtener un cálculo adecuado de todos los elementos que componen el coste total de la propiedad, para poder tomar así la decisión más acertada para cada organización.

4. Poner especial atención en la transparencia

Una vez tomada la decisión, otro aspecto importante para un CFO es gestionar los proyectos con rigor y asegurar el control adecuado de los costes de la infraestructura de IT. En este sentido, TESMA®, la herramienta de gestión del líder europeo en renting informático CHG-MERIDIAN, proporciona la información necesaria para este control, además de facilitar la gestión de todos los procesos operativos a lo largo del ciclo de vida de los equipos.

En definitiva, el coste total de propiedad (TCO) es el concepto más importante a la hora de optimizar la inversión en cualquier nuevo proyecto y, en especial, cuando se trata del renting de ordenadores. Tener en cuenta todos los costes es el único camino para conocer con certeza la rentabilidad de cada inversión y conseguir el retorno esperado.